Sei es im Büro oder im Home-Office – viele Menschen sind nicht so produktiv, wie sie sein könnten. Einerseits liegt dies an der Unordnung auf dem Schreibtisch, andererseits entsteht diese aber auch oftmals nur, weil Haufenweise Papier auf dem Schreibtisch liegt, welches das Chaos fördert. Ein aufgeräumter Schreibtisch kann so viel bewirken und der Trend zum Papierlosen Büro schreitet immer weiter voran.
Die Digitalisierung im Büro
Egal, um was es geht, alles wird immer weiter digitalisiert. Anstatt CD’s hat man nun MP3’s auf dem PC und genau so sieht es auch immer mehr mit dem Papier aus. Mit Hilfe von einem Dokumentenmanagementsystem können Belege, Verträge, Rechnungen etc. digitalisiert werden. Aber nicht nur das, sondern eingehende Dokumente können mit Hilfe einer künstlichen Intelligenz automatisch geordnet werden. Ein weiterer Vorteil eines papierlosen Büros besteht darin, dass Dokumente schnell gefunden werden können. Im Normalfall wurden meist etliche Aktenordner durchsucht und am Ende war das gesuchte Dokument doch in einem ganz anderen Ordner. Am Computer besteht dieses Problem nicht mehr, denn hier wird einfach ein Schlüsselwort, wie z. B. die Rechnungsnummer eingegeben und schon zeigt der PC einem das Dokument an.
Da die Cloud immer mehr eine Rolle spielt, können moderne Dokumentenmanagementsysteme Funktionen anbieten, die es ermöglichen auf allen Geräten von überall aus zu arbeiten. Somit spielt es keine Rolle, ob man von zu Hause am Computer aus arbeitet oder im Zug am Laptop.
Ordnung schaffen auf dem Schreibtisch
Hilft ein aufgeräumter Schreibtisch wirklich, wenn man produktiv sein möchte? Es kann gesagt werden, dass es auf die Person ankommt. Kreative Leute, wie Steve Jobs oder Mark Twain sollen an einem Schreibtisch gearbeitet haben, welcher sich vor Unordnung kaum noch retten konnte. Doch in solch kreativen Phasen arbeiten wir nicht jeden Tag, sodass Unordnung die Ausnahme sein sollte. Vielmehr geht der Trend zum Minimalismus. Nur noch das nötigste auf dem Schreibtisch. Durch das zuvor erläuterte papierlose Büro fällt schon einmal ein großer Teil der Unordnung weg. Oftmals weiß man gar nicht mehr, wie groß der eigene Schreibtisch eigentlich war. Da der Schreibtisch nicht so schnell zumüllt, sollte man sich wenigstens alle vier Wochen einmal die Mühe machen und diesen wieder aufräumen. Dies hat den Vorteil eines Erfolgserlebnisses, wodurch man motiviert wird und ein aufgeräumter Schreibtisch schafft einen freien Kopf, wodurch wieder besser gearbeitet werden kann.
